Guide pratique — côté acheteur

Facture fournisseur reçue :
vérifier, accepter, contester, payer

Quand vous recevez une facture fournisseur, la loi vous impose des obligations précises : des délais de paiement à respecter, une procédure formelle si vous souhaitez la contester, et des règles d'archivage. Ce guide couvre chaque étape, du point de vue de l'acheteur.

Traiter une facture fournisseur : vérifier, accepter, refuser et payer — obligations légales côté acheteur

Le cycle de vie d'une facture fournisseur

Dans le circuit électronique, chaque changement d'état est déclaré à votre fournisseur via la Plateforme Agréée. Le cycle se déroule en quatre étapes.

1. Reçue

Votre PA collecte la facture. Elle apparaît dans votre logiciel à vérifier.

2. Vérifiée

Vous contrôlez les mentions, les montants, la cohérence avec votre commande.

3a. Acceptée

Vous validez la facture. Un statut d'acceptation est transmis à votre fournisseur.

3b. Refusée

Vous contestez avec un motif obligatoire. Votre fournisseur doit corriger ou émettre un avoir.

4. Payée

Une fois le paiement effectué, vous le déclarez. Votre fournisseur reçoit la confirmation.

Important : dans le circuit Factur-X via Plateforme Agréée, chaque statut (accepté, refusé, payé) est transmis au fournisseur via la PA. Ce n'est pas une simple action locale dans votre logiciel — votre fournisseur en est notifié automatiquement.

Que vérifier avant d'accepter ?

Une facture doit comporter des mentions obligatoires pour être légalement valable. Vérifiez ces 8 points avant de valider.

Identité du fournisseur

Raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA — cohérents avec ce que vous connaissez.

Votre identité en tant qu'acheteur

Votre raison sociale et adresse sont correctement renseignées.

Numéro de facture

Unique, séquentiel côté fournisseur. Pas identique à une facture précédente.

Date d'émission et date d'échéance

Vérifiez que l'échéance est cohérente avec votre accord commercial.

Montants HT, TVA et TTC

Cohérents avec le devis ou la commande passée. Taux de TVA applicable correct.

Désignation des prestations ou biens

Correspond à ce qui a été réellement commandé et livré ou réalisé.

Conditions de paiement

Délai de paiement et taux de pénalités de retard mentionnés.

Coordonnées bancaires (RIB)

Vérifiez l'IBAN avant de payer — les fraudes au faux RIB ciblent ce point.

Pour la liste complète des mentions obligatoires qu'un fournisseur doit faire figurer sur sa facture, consultez notre guide mentions obligatoires sur une facture.

Accepter une facture : ce que ça signifie

Ce que l'acceptation formelle déclenche

Dans le circuit électronique, accepter une facture envoie automatiquement un statut de validation à votre fournisseur via la Plateforme Agréée. Il reçoit la confirmation que sa facture est reçue, vérifiée et approuvée par vous — sans qu'il ait besoin de vous relancer pour savoir si elle est "bien arrivée".

Est-ce obligatoire légalement ?

Non, l'acceptation formelle n'est pas une obligation légale à chaque facture. En revanche, l'absence de toute action peut, dans le temps, être interprétée comme une acceptation implicite. Et si vous souhaitez contester une facture, vous devez le faire explicitement — ne rien faire n'équivaut pas à un refus.

Accepter ne vaut pas paiement. Un statut d'acceptation confirme à votre fournisseur que sa facture est valide — pas qu'elle est réglée. Le paiement reste une étape séparée, soumise aux délais légaux détaillés ci-dessous.

Refuser une facture : quand et comment

Le refus d'une facture est une démarche formelle, pas un désaccord oral. Elle doit comporter un motif et déclencher une correction de la part du fournisseur.

Motifs légitimes de refus

Erreur de montant (HT, TVA, ou TTC)
Service ou bien non livré ou non conforme
Facture en doublon (déjà envoyée)
Mentions obligatoires manquantes ou incorrectes
Commande annulée ou modifiée
Coordonnées acheteur erronées

La procédure de refus

1

Vous transmettez un statut de refus formel via votre logiciel (qui l'envoie à la Plateforme Agréée).

2

Vous indiquez un motif explicite et obligatoire : c'est une exigence du circuit Factur-X, pas une formalité optionnelle.

3

Votre fournisseur reçoit le refus et doit émettre une facture corrigée ou un avoir. Ce n'est pas un désaccord informel : la facture originale est formellement rejetée.

Agissez rapidement. Il n'existe pas de délai légal précis pour refuser une facture reçue électroniquement, mais le principe de bonne foi commerciale s'applique. Laisser une facture sans réponse pendant plusieurs semaines avant de la refuser peut fragiliser votre position en cas de litige.

Vos délais légaux de paiement

L'article L441-10 du Code de commerce impose des délais de paiement stricts dans les relations B2B — que vous soyez acheteur ou vendeur.

Situation Délai maximum légal Base légale
Aucun accord particulier entre les parties 30 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou de la date de réception des biens/exécution de la prestation si elle est postérieure Art. L441-10 I Code de commerce
Accord écrit explicite entre les parties 45 jours fin de mois OU 60 jours nets, au maximum Art. L441-10 I Code de commerce
Secteurs avec règles dérogatoires (transport, agroalimentaire, etc.) Délais spécifiques selon le secteur Art. L441-11 et suivants Code de commerce

Le point de départ du délai

Le délai de 30 jours court à compter de la date d'émission de la facture. Si la livraison ou l'exécution de la prestation intervient après cette date, c'est la date de livraison/exécution qui fait foi pour le départ du délai.

Accord contractuel : les conditions

Pour bénéficier d'un délai étendu (45 jours fin de mois ou 60 jours nets), l'accord doit être explicite, écrit et ne pas constituer une pratique abusive imposée par l'acheteur. Un délai supérieur à 60 jours nets est illégal même par accord contractuel.

Ce que vous risquez en payant en retard

Les pénalités de retard s'appliquent de plein droit, sans mise en demeure, dès le premier jour de dépassement du délai légal.

Pénalités de retard

Taux minimum légal : 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur, publié chaque semestre au Journal officiel (art. L441-10 II du Code de commerce).

En pratique, votre fournisseur peut appliquer un taux supérieur s'il est stipulé dans ses conditions générales de vente — souvent le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points.

Indemnité forfaitaire de 40 €

Dès le premier jour de retard, votre fournisseur peut vous réclamer 40 € par facture au titre de l'indemnité forfaitaire de recouvrement (art. D441-5 du Code de commerce).

Cette indemnité est due automatiquement et ne peut pas être négociée après le fait. Elle s'ajoute aux pénalités de retard.

Pas de mise en demeure nécessaire

Contrairement à d'autres types de créances, les pénalités de retard B2B s'appliquent automatiquement et de plein droit dès le lendemain de l'échéance, sans que votre fournisseur ait à vous envoyer un courrier recommandé ou une relance formelle. C'est le point de vue inverse de celui de votre propre activité : consultez notre guide délais de paiement et pénalités de retard pour comprendre ce que vous pouvez réclamer à vos propres clients.

Archiver vos factures fournisseurs : combien de temps ?

6 ans

Obligation fiscale
Article L102 B du Livre des procédures fiscales

10 ans

Obligation comptable
Article L123-22 du Code de commerce

En pratique, conservez vos factures fournisseurs pendant 10 ans pour couvrir les deux obligations à la fois, sans avoir à gérer deux durées différentes.

Format Factur-X : les factures reçues au format Factur-X (PDF/A-3 avec données XML structurées embarquées) garantissent l'intégrité et l'authenticité du document nativement — condition exigée pour une conservation électronique probante. Vous n'avez pas besoin d'imprimer ces factures pour les archiver valablement.

Un PDF ordinaire reçu par email ne dispose pas de garantie d'intégrité native. Si vous l'archivez uniquement sous forme de fichier numérique, assurez-vous de conserver l'email original ou de le stocker dans un système horodaté.

Questions fréquentes

Non. L'acceptation formelle n'est pas une obligation légale systématique. En revanche, si vous souhaitez contester une facture, le refus doit être explicite et motivé. Laisser une facture sans aucune action dans votre logiciel pendant une longue période peut, dans certains contextes commerciaux, être interprété comme une acceptation tacite. Bonne pratique : acceptez rapidement les factures correctes et refusez formellement les factures incorrectes.

Non. L'article L441-10 du Code de commerce fixe un plafond absolu de 60 jours nets (ou 45 jours fin de mois) dans les relations B2B, même par accord contractuel. Un délai supérieur est illégal, quelle que soit la clause figurant dans le contrat ou les conditions générales. À l'inverse, c'est vous qui ne pouvez pas non plus imposer un délai plus long à vos propres clients.

Dans la plupart des cas, oui. Une contestation partielle (par exemple : vous acceptez que la prestation a été réalisée mais contestez le montant facturé) ne vous exonère pas automatiquement de payer la partie non contestée dans les délais légaux. Refusez formellement la facture entière et demandez une facture corrigée — ou réglez la partie non contestée en attendant la correction pour éviter des pénalités de retard sur ce montant.

Pour les factures reçues par email (hors circuit électronique Factur-X), le refus se fait par écrit — email, courrier ou réponse directe avec mention explicite du motif. Il n'y a pas de statut formel à transmettre via une PA dans ce cas. La procédure de refus formelle via Plateforme Agréée (avec code de statut fr:210) s'applique uniquement aux factures reçues dans le circuit électronique.

Oui. Les règles sur les délais de paiement et les pénalités de retard (art. L441-10 du Code de commerce) s'appliquent à toutes les relations B2B, indépendamment de votre régime de TVA. Si vous payez en retard une facture fournisseur, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont dues, que vous soyez en franchise de TVA ou non.

Pour aller plus loin

Réception de factures électroniques Obligation 2026, Plateforme Agréée, ligne d'annuaire : les 3 étapes pour être prêt. Délais de paiement — côté vendeur Le même sujet vu de l'autre côté : ce que vous pouvez réclamer à vos clients.

Voir tous les guides de la facturation

Gérez vos factures fournisseurs directement dans ClariPro

Pilotez vos factures électroniques fournisseur directement dans le module Achats de ClariPro, acceptez ou contestez en un clic, marquez-les comme payées — chaque action est transmise automatiquement à votre fournisseur.
Votre historique reste traçable, sans feuille de calcul ni email perdu, ClariPro vous permet de garder le contrôle sur votre facturation fournisseurs et vos délais de paiement.

Essayer ClariPro gratuitement Découvrir ClariPro

Sans carte bancaire · 6 mois offerts

Sources officielles

Dernière vérification : juillet 2026.

Partager :